Jouw rol
Ben jij organisatorisch sterk en houd je ervan dat alles goed geregeld is?
Als afdelingssecretaresse ondersteun je de Voedingsdienst bij verschillende administratieve en organisatorische werkzaamheden. Je bent een belangrijke schakel binnen de afdeling en zorgt ervoor dat vragen, bestellingen en praktische zaken goed worden opgepakt en opgevolgd.
Je beheert de keukenmail en zorgt ervoor dat vragen van collega’s en anderen tijdig worden beantwoord of bij de juiste persoon terechtkomen. Ook coördineer en bereid je cateringaanvragen voor. Je hebt daarbij contact met verschillende collega’s en denkt mee over wat er nodig is om een aanvraag goed te laten verlopen.
Daarnaast ondersteun je bij activiteiten en evenementen. Je helpt bij de voorbereiding en zorgt ervoor dat de praktische zaken geregeld zijn. Ook verzorg je bestellingen en ondersteun je bij de inkoop. Je houdt de voorraden bij en beheert de vrijwilligersroosters.
Je houdt ervan om overzicht te houden en ziet het als een uitdaging om verschillende werkzaamheden naast elkaar goed te organiseren. Komt er tussendoor een praktische of organisatorische vraag op je pad? Dan pak je deze zelfstandig op en zorg je dat deze wordt opgelost of opgevolgd.
Het gaat om ongeveer 10 – 15 uur per week. We hebben de voorkeur om deze uren te verdelen over 3 dagen per week, zodat je goed beschikbaar bent voor de verschillende werkzaamheden en vragen die gedurende de week binnenkomen. Rondom grotere activiteiten en evenementen kan het voorkomen dat er aanvullende uren nodig zijn.
Kortom: een veelzijdige functie waarin jouw organisatietalent, nauwkeurigheid en zelfstandigheid goed van pas komen.
